martes, 13 de mayo de 2014
miércoles, 30 de abril de 2014
miércoles, 9 de abril de 2014
Saluda.
¿Has recibido alguna vez un saluda? ¿Para qué crees que
se utiliza?
El saluda es un documento usado, tanto en
empresas públicas como privadas, para comunicar asuntos como: un nombramiento,
una toma de posesión de un cargo, invitar a un evento o agradecer algo.
Es un documento que no se usa demasiado, ya que es muy formal. Lo usan las
empresas e instituciones con personas con quienes mantienen (o quieren
mantener) una relación amistosa, por lo que se suele cuidar especialmente la
presentación.
Algunas de sus normas de redacción son las siguientes:
·
Se suele escribir en formato A4 (210 x 297 milímetros).
·
No se firma ni se sella.
·
Se redacta en tercera persona.
·
Los márgenes suelen ser de 2 centímetros, tanto el derecho como el
izquierdo.
El saluda suele tener las siguientes PARTES:
·
INICIO: estará formado por el cargo y los datos profesionales del remitente.
Por ejemplo: El presidente de Andalucía Vende, S.L.
·
SALUDA: se pone la palabra Saluda, en un tipo de letra
diferente (más grande y de otro tipo) que el resto del texto, y en párrafo
aparte.
·
CONTENIDO: en el que se incluye el nombre
del destinatario (si es un saluda individual; en el caso de
que sea colectivo, el nombre simplemente se suprime) y se le presenta alguna
información o invitación, motivo real de la misiva. Por
ejemplo: y se complace en invitarle, en anunciarle, etc.
·
FINAL:
o
Si en la parte inicial del saluda no hemos puesto el nombre del remitente,
sino que solo hemos puesto su cargo: ahora pondríamos el nombre
y dos apellidos de la persona que lo emite en el centro de la hoja y en el
siguiente renglón y con minúscula una fórmula de despedida. Un ejemplo de frase de
despedida sería: “aprovecha la ocasión para expresarle el testimonio de su
consideración más distinguida”.
o
Si en la parte inicial del saluda sí hemos puesto el nombre del remitente: ahora no lo
volveríamos a poner, sólo pondríamos en el centro de la hoja la fórmula de
despedida, iniciándose en mayúsculas.
Nota interior.
Dentro de la propia empresa también nos comunicamos. ¿Cómo nos comunicamos
de un departamento a otro? ¿Sabes qué es una nota interior o qué estructura
tiene?
La nota interior es un documento que se usa en las empresas para su comunicación
interna, es decir, entre sus trabajadores. A través de ella se realizan
peticiones, reclamaciones o notificaciones de un trabajador a otro o de un
departamento a otro, de la misma empresa.
La nota interior no debe ser un documento demasiado formal, ya que no
pretende dar una imagen de la empresa al exterior, sino lograr una buena
comunicación en su interior, por lo que debe ser cercana.
Su estructura, de forma general, es la
siguiente:
·
INICIO: en el que aparecerá:
o
El nombre de la empresa.
·
CUERPO: en el que se indica:
o
Asunto: donde indicamos brevemente, el motivo por el que escribimos la nota.
·
CONTENIDO: en donde se desarrolla el motivo de la nota. No debe ser muy extenso.
·
FINAL:
o
Incluimos, si lo creemos necesario, una frase de despedida.
o
Firma del remitente.
Memorando.
Es un documento
interno, usado por las empresas para intercambiar información entre
departamentos o trabajadores de una misma empresa. Se suele usar para comunicar
algo o para, dar alguna indicación o instrucción.
·
Debe ser breve y conciso.
·
La información se debe indicar sin rodeos.
·
No se debe incluir información no necesaria.
·
No hay que usar expresiones negativas.
En cuanto a la
estructura del memorando, un formato puede ser:
·
INICIO:
o
Membrete de
la empresa.
o
De:
seguido del nombre y apellidos del emisor y/o departamento.
o
Asunto:
breve descripción del asunto.
·
CUERPO: es
el desarrollo del asunto, teniendo en cuenta las anteriores normas en cuanto a
su redacción.
·
FINAL:
o
Despedida.
o
Firma.
Solicitud o instancia.
¿Cómo solicitarías algo a un organismo público? ¿Has solicita alguna vez
algo usando algún modelo de solicitud normalizado?
Una solicitud o instancia es un documento usado para hacer una
petición a una Administración Pública. También se usa en el ámbito privado pero
con menor frecuencia.
Podemos usar una solicitud o instancia a una Administración para solicitar, por
ejemplo: becas o ayudas, pedir certificados, pedir licencias de obras o
solicitar la participación en una oposición.
En el ámbito privado se usan dentro de la empresa para solicitar alguna
información a un superior.
Cuando la Administración prevé que se van a presentar muchas instancias
sobre un mismo tema, lo normaliza y fija un modelo de solicitud específico. Por ello, la
mayor parte de los
organismos públicos disponen de impresos de solicitud para los diferentes
aspectos que se pueden demandar. Se debe preguntar por su existencia y, si no
los hay, podemos hacer la instancia nosotros mismos. Por ejemplo, si vamos a
solicitar una beca, hay un modelo normalizado de solicitud; si queremos
presentarnos a unas oposiciones, etc.
Cuando la Administración ha normalizado una solicitud, nos limitamos a
cumplimentarla. Pero, ¿qué sucede cuando queremos solicitar algo que la
Administración Pública, o bien una empresa privada, no ha normalizado? ¿Qué
modelo seguimos? ¿Cómo redactamos una solicitud no normalizada?
La ESTRUCTURA DE UNA SOLICITUD no normalizada, suele
ser la siguiente:
ENCABEZAMIENTO O INICIO: incluye los datos del solicitante:
·
Nombre y apellidos.
·
DNI, en el caso de una persona física, o CIF, en el caso de una
persona jurídica.
·
Domicilio (donde recibir una posible respuesta).Cualquier otro dato personal necesario cuando la
solicitud lo requiera: estado civil, lugar y fecha de nacimiento, teléfono,
etc.
CUERPO: se compone de dos partes:
Exposición de motivos.
·
Se introduce con la expresión: EXPONE: (si se redacta en
tercera persona) o EXPONGO: (si lo redactamos en primera
persona).
·
En esta primera parte se exponen los motivos o argumentos que fundamentan
la solicitud. Estos motivos se redactarán en párrafos distintos y se
introducirán con la palabra “Que”.
·
Finalizamos esta parte con alguna de estas expresiones: “De acuerdo con lo anterior”, “y como
consecuencia”, “Es por ello que”.
·
Solicitud propiamente dicha.
·
Se introduce con la siguiente expresión: SOLICITA: (si se
redacta en tercera persona) o SOLICITO: (si lo redactamos en
primera persona).
·
Indicamos nuestra petición.
·
Si es necesario adjuntar algún documento, lo indicamos de la siguiente
forma: “A esta solicitud se le
acompañan los siguientes documentos”
·
FINAL
·
Firma del solicitante.Por último, se hace constar, en mayúsculas, la autoridad y
el organismo al que nos dirigimos, así como la población y
provincia en la que se ubica (no se señala la dirección). En el caso que no sepamos
a qué cargo en concreto debemos dirigir nuestra instancia, señalamos el cargo
más alto del organismo.
Informe.
·
Cuando tenemos que hacer un estudio en profundidad de una materia concreta,
¿qué documento usamos? ¿Has redactado alguna vez un informe?
·
Un informe es el documento que contiene información sobre una materia
concreta y que refleja el resultado de una investigación.
·
Tiene el propósito de dar a conocer algo: presentando hechos
y datos, su análisis e
interpretación y que nos lleva a ciertas conclusiones y recomendaciones.
·
Generalmente, el propósito del informe, como su propio nombre indica, es
informar. Sin embargo, los informes pueden incluir elementos persuasivos, tales
como recomendaciones o sugerencias.
Estructura del informe.
¿Cómo redactarías un informe? ¿Qué contenido
mínimo debe tener?
Los informes no tienen una estructura fija, tendrán que
adaptarse al contexto, a la persona que los redacta y al tipo de informe de
que se trate.
Unas pautas generales de la estructura de un
informe son las siguientes:
1.
INICIO:
o
Título.
2.
ÍNDICE.
3.
INTRODUCCIÓN: es un resumen del contenido del informe. Indica, de forma general, lo
que contiene dicho informe.
4.
CONTENIDO: es el grueso del informe. Es lo que se ha estudiado y analizado: la
información obtenida, datos
, gráficos, etc.
, gráficos, etc.
5.
CONCLUSIÓN.
6.
REFERENCIAS: se detallan las referencias usadas en el informe, nombrando:
o
Autor, título del libro, editorial, lugar de publicación y año.
o
Autor, revista, volumen, página y año
Convocatoria.
Cuándo se necesita celebrar una reunión, ya
sabemos que hay que organizarla previamente. Además, tenemos que dar a conocer
a todos los asistentes el lugar y la fecha de celebración
de la misma. ¿Cómo lo hacemos?
La convocatoria es un documento mediante el cual
citamos, de forma oficial, a un grupo de personas a tratar un determinado
asunto, en un lugar, fecha y hora
determinados.
También se usa una convocatoria como una forma
de publicación para difundir información de interés general,
proveniente de una Administración Pública, como puede ser: la convocatoria de
puestos de trabajo, convocatoria de becas o convocatoria de oposiciones.
Para que las reuniones sean verdaderamente eficaces y válidas, deben convocarse
formalmente y dirigirse a todos los asistentes, incluyendo la siguiente
información:
·
Fecha, lugar y hora de reunión.
·
Orden del día: relación detallada
de los asuntos que se van a tratar.
Estructura de la
convocatoria.
¿En qué orden debemos colocar los datos que deben
aparecer en una convocatoria para que esta sea efectiva? ¿Has recibido alguna
vez una convocatoria para asistir a algún tipo de reunión?
La estructura o partes que componen una convocatoria, de forma general, son
los siguientes:
·
INICIO: en el cual debemos incluir:
o
Membrete de la empresa.
o
La palabra CONVOCATORIA, o la expresión “Se convoca a”
·
CUERPO: Estará formado por el orden del día, enumerado en el orden en
que serán tratado los distintos asuntos que lo componen.
·
FINAL:
o
Firma del Secretario o responsable.
En el modelo presentado encuentras las pautas generales que debe seguir una
convocatoria. Recuerda que son modelos no normalizados, por lo que
pueden variar; sobre todo según el tipo de reunión que
citen: si es convocatoria de una empresa o de una comunidad de vecinos.
Certificado.
¿Para qué sirven los certificados? ¿Quién puede emitir un certificado
para que tenga validez?
El certificado es un documento
emitido por una Administración mediante el cual se puede constatar un hecho,
previa verificación por parte de la persona que lo expide.
·
La asistencia, participación u
organización de un curso, jornada o acto.
·
Los estudios realizados.
·
Los resultados académicos.
·
La experiencia profesional en
determinado campo.
·
La pertenencia a un grupo.
El
certificado se emplea tanto en la Administración Pública como en la empresa
privada (por ejemplo: para certificar la realización de unas determinadas
actividades por parte del trabajador).
del trabajador).
A
efectos administrativos y legales, el autor y responsable del certificado
es quien lo firma, no quien lo redacta y lo produce físicamente.
Por lo tanto, si se expide un certificado que no es verdadero él será el
responsable.
Estructura del certificado.
¿Qué contenido mínimo debe tener un certificado? ¿Has visto alguna vez
uno?
La estructura de un certificado es la
siguiente:
·
INICIO:
o
Membrete de
la empresa u organismo.
·
Palabra CERTIFICA.
·
CONTENIDO:
o
Su D.N.I.
o
El hecho que
origina el certificado.
·
CONSTATACIÓN: Una
vez comprobado y verificado el hecho que origina el certificado, se debe
constatar el mismo. Se suele usar la frase: “Y para que conste a los efectos
oportunos, expido el presente certificado, a petición del interesado”.
·
FINAL:
o
Sello de la institución y firma de
quien expide el certificado, que da validez al mismo
Autorización.
¿Cómo autorizaríamos a un trabajador a faltar un día al trabajo, por ejemplo?
Una autorización es un documento a través del cual se permite a una persona
realizar aquello que previamente, por escrito o no, ha solicitado, siempre y
cuando cumpla con los requisitos necesarios.
Podemos entender una autorización desde una doble
vertiente:
·
Como un permiso o licencia que concede el jefe a un empleado,
que puede obedecer a varios motivos, tras haberla solicitado previamente el
mismo. No existe un formato o estilo normalizado para este
documento, simplemente hay que expresarlo con claridad, brevedad y concisión.
·
Como licencia o representación que se le da a otra persona para que
realice un trámite en nuestro lugar. Junto con este documento debe
acompañarse la fotocopia del D.N.I. del autorizante y su validez se limita a
esta solicitud. La autorización debe ir firmada por el autorizante y el
acreditado debe acreditar su identidad.
La estructura de una autorización puede ser la siguiente:
·
INICIO:
o
Membrete de la empresa u organismo.
o
La expresión: Se autoriza a.
o
D.N.I. del beneficiario.
o
a:
·
CONTENIDO:
o
Cosa o cosas a las que se le autoriza. (Si son varias es mejor ponerlas en párrafos
diferentes).
o
Los motivos de la ausencia son: y se describen dichos motivos.
·
FINAL:
o
Persona y cargo de la persona que autoriza.
o
Firma de la persona que autoriza.
Firma de la persona que autoriza.
Acta.
Cuando se desarrolla una reunión ¿cómo queda constancia de la misma? ¿Qué sucedería si no registramos por escrito los acuerdos tomados?
El acta es un documento por el que queda
testimonio escrito de los hechos o acuerdos tomados en una reunión o asamblea.
Por tanto, un acta da fe de los hechos desarrollados en reuniones,
que previamente han sido convocadas formalmente, así como de los acuerdos
tomados en ellas, que se asientan por escrito y que resulta importante registrar y
conservar.
La anotación de lo acordado se hará siguiendo el orden del día que
figurará en la convocatoria a esa reunión.
Es el secretario, por medio de su firma, el que se encarga de dar
fe de ese documento. Igualmente, deben firmar los restantes miembros que
conforman el órgano que convoca la reunión.
También hay que tener en cuenta que las actas
deben ser APROBADAS.
·
Cuando se trata de una única reunión, el último punto del orden
del día recogerá la lectura y aprobación de la presente acta.
·
Lo más usual, es que la reunión obedezca a una secuencia de
reuniones. En este caso, en la
siguiente reunión, en el primer punto del orden del día, se recogerá la lectura
y aprobación del acta de la sesión anterior.
caso, en la
siguiente reunión, en el primer punto del orden del día, se recogerá la lectura
y aprobación del acta de la sesión anterior.
Estructura del acta.
·
o
INICIO: se recogen:
o
Motivo por el que se celebra la reunión o tipo de reunión (por ejemplo:
Asamblea General).
o
Relación de los asistentes (o bien una relación de
asistentes y ausentes). Si el acta es escrita a mano, se suelen poner en el
margen izquierdo; en cambio, si es informatizada, suele formar parte del cuerpo
del acta. Asimismo, se indican los cargos que ocupan dentro de la organización
y se ordenan de mayor a menor jerarquía.
o
Orden del día (que será el mismo que se recogió en la convocatoria de la reunión).
o
DESARROLLO: recoge el desarrollo de la reunión, es decir, los asuntos
deliberados y los acuerdos tomados:
o
Si hay debates, se nombra a los que intervienen y se sintetiza lo que
dicen, así como las conclusiones a las que se llegan.
o
Si hay votaciones, se detalla lo que se vota y el resultado de la votación.
o
CIERRE
o
Se usa generalmente una fórmula establecida, como: “Y no habiendo más asuntos que tratar, se levanta la sesión”.
o
Hora en que termina el acto.
o
Conformidad de los presentes mediante la firma del presidente y del
secretario.
Tipos de cartas
comerciales.
¿Empezarías igual una carta en la que vayas a hacer una reclamación que otra en la que
vayas a solicitar información sobre algún tema? ¿Cómo continuarías ambas
cartas?
La carta comercial puede tener muchos modelos
o tipos distintos según la finalidad que tenga o según su contenido.
Nosotros vamos a estudiar algunos de los modelos de cartas comerciales
que más se usan, como son los siguientes:
·
Cartas de solicitud.
·
Cartas de pedido.
·
Cartas de reclamación.
·
Circulares.
·
Cartas de ámbito general.
Cartas de solicitud.
¿Cómo pedirías a un proveedor que te mandara un catálogo de sus
productos? ¿Cómo pedirías que te mandaran unas muestras de ciertos artículos?
Mediante este tipo de cartas se solicita información sobre precios, ofertas, catálogos o muestras a los distintos proveedores. Este tipo de carta es una forma de atraer
nuevos clientes, por lo que los destinatarios las acogen muy bien. La carta de
solicitud tiene el objetivo de pedir información a los proveedores para después
seleccionar aquel material que más interese a la empresa que demanda la
información.
Deben ser breves, pero conteniendo todos los detalles necesarios de la
información que deseamos conocer (podríamos indicar para qué vamos a usar eso
que solicitamos). Debe recoger en el primer párrafo la pregunta más importante.
Cartas de pedido.
¿Cómo pedirías a un proveedor que te mandara unos productos? Y si
trabajas en una empresa a la que hacen un pedido: ¿contestarías al recibir el
pedido?
Mediante este tipo de cartas se solicita a un proveedor que nos envíe
unas mercancías determinadas. Es importantísimo redactarla de forma clara y sin ningún fallo, de
forma que no lleve a confusiones.
En ellas hay que detallar todos los aspectos
referentes a la venta: artículo (referencia o nombre),
cantidad, colores, precio, forma de pago, plazo de entrega, gastos de envío,
etc.
La carta de pedido implica la aceptación por ambas partes de las condiciones de venta.
Es conveniente que sean contestadas. Si se aceptan todas las condiciones de venta el proveedor debería
contestar para confirmar el pedido o bien devolver la misma carta firmada. En
caso contrario, también es necesario contestar para indicar cosas como por
ejemplo:
·
Las modificaciones o las cuestiones con las
que no está de acuerdo.
·
Si va a haber algún retraso en la entrega.
Cartas de reclamación.
¿Cómo harías para escribir una carta de reclamación sin ofender a la
otra parte? ¿Qué harías si recibieses en la empresa en la que trabajas una
carta de reclamación?
En una empresa se pueden recibir reclamaciones, pero también puede
enviarlas. Las cartas de reclamaciones surgen como consecuencia del
incumplimiento de lo pactado.
Cuando hacemos una reclamación hay que
especificar lo que reclamamos y por qué. Además, en la medida de lo posible,
debemos indicar una solución al problema que originó la reclamación. Se debe
usar un lenguaje cortés, pero firme.
Cuando en una empresa se recibe una reclamación debemos actuar de la
siguiente forma:
·
Si tienen razón los reclamantes: se
deberá aceptar la reclamación (de una forma indirecta, para no mostrar que la
empresa es demasiado ineficiente), se pedirán disculpas, se explicarán las
causas y se tomarán las medidas oportunas para solucionarla. Hay que comunicar
que nunca más se volverá a producir.
·
Si no tienen razón los reclamantes:
debemos ser firmes en nuestra respuesta y buscar argumentos sólidos para indicar en qué están equivocados,
pero siempre con mucho tacto.
Circulares.
La circular es una forma de correspondencia
que se usa cuando un asunto interesa o afecta a varias personas. Lo que se hace
es que se manda el mismo escrito a todas ellas y, de esa forma, se ahorra
tiempo.
Se pueden usar para comunicar, por ejemplo, cambios de horarios, de
dirección, cierre por vacaciones o ventas por correo.
En este tipo de cartas hay que cuidar mucho la presentación, ya que
debemos dar la sensación a cada destinatario, de que la carta ha sido escrita
para él.
Debido a que las circulares pueden tratar muchísimos temas, no existe
una norma general en cuanto a su redacción.
Cartas de ámbito general.
¿Qué pondrías en una carta publicitaria?
¿Cómo solicitarías un pago pendiente?
Esta modalidad de cartas abarca todas aquellas que no se relacionan de
forma tan directa, como lo hacían las anteriores, con operaciones de
compraventa.
Se recogen cartas como algunas de las siguientes:
·
Publicitarias.
·
De agradecimiento.
·
A entidades de crédito (solicitar cheques, por
ejemplo).
·
De cobro (para
hacer efectivas deudas pendientes).
·
De contabilidad (enviando
letras de cambio para su aceptación, por ejemplo).
·
De acuse de recibo.
La carta comercial.
¿Has escrito alguna vez una carta? ¿Se deben usar las mismas normas al
escribir cartas comerciales que al escribir cartas personales?
Para una empresa es esencial su comunicación con el exterior; con
clientes, proveedores, entidades u organismos públicos, ya que de ello depende
el éxito de su negocio.
Actualmente, debido a la existencia de medios más rápidos y directos de
comunicación, la carta comercial ha perdido parte de su importancia, pero a
pesar de ello; la carta comercial es una de las formas de comunicación escritas
más usadas por las empresas.
Las cartas comerciales tienen una doble finalidad:
·
Informar y comunicarse con el exterior.
·
Son una tarjeta de presentación de la
empresa, transmitiendo una imagen de ésta al receptor.
Por lo
tanto, cuando en una empresa se redacta una carta no sólo se debe pensar en
transmitir una información, sino que se tiene que tener muy en cuenta lo que el remitente verá en dicha
carta, en su presentación o en su redacción: la imagen de
nuestra empresa. Si queremos dar una buena imagen de nuestra
empresa debemos prestar especial atención a dichos aspectos.
Nociones básicas de cartas comerciales.
¿Qué es lo primero que haces antes de comenzar a escribir una carta?
¿Improvisas a la hora de redactar porque piensas que es la mejor forma de
expresar lo que quieres decir?
Antes de empezar a escribir una carta comercial debes
tener en cuenta una serie de cuestiones o pasos a
seguir, para que de esa forma el mensaje que queremos transmitir con ella se
entienda correctamente y no dé lugar a malos entendidos. Son los siguientes:
Antes de empezar a escribir una carta es necesario realizar una planificación
previa. Para ello debemos:
·
Establecer claramente el objetivo que
pretendemos conseguir con la carta.
·
Tener claro el mensaje que
se va a transmitir.
·
Organizar los contenidos.
·
Cuando vamos a comunicar un mensaje
agradable:
·
Es conveniente empezar la carta con la idea principal.
·
Se termina con el recordatorio de la idea central.
Cuando
vamos a comunicar mensajes desagradables o negativos:
·
Primero debemos exponer las razones que
nos han llevado a esa noticia o situación negativa.
·
Posteriormente presentamos los hechos y datos.
·
Después la idea
principal.
·
Terminaremos con una idea positiva.
Exigencias básicas de las cartas comerciales: presentación.
¿Es importante cuando se redacta una carta
comercial el aspecto que ésta tenga? ¿Pueden ver los demás en una carta el
reflejo de nuestra personalidad o la imagen de nuestra empresa?
Lo primero que hay que decir es que hoy en día ha cambiado el estilo de
los escritos. Las fórmulas pomposas han dejado hueco a los
tratamientos directos y concretos. Además, para la realización de escritos
dentro de una empresa, se usa básicamente el procesador de textos, lo que
simplifica muchísimo el trabajo.
.
A continuación te mostramos algunas de las
exigencias básicas o más importantes a la hora de redactar una carta comercial:
·
Lo más importante a la hora de la realización
de cualquier documento comercial es el ASPECTO VISUAL. Es necesario no sólo que
redactemos correctamente (sin faltas de ortografía o con buena expresión), sino
que también el escrito tenga un aspecto que, en un primer vistazo, invite a la
lectura. Además, ello generará una buena imagen de nuestra empresa.
Por lo
tanto, la presentación del escrito es fundamental, dentro de
ella destacamos:
1.
No puede haber tachaduras, erratas o
faltas de ortografía y debemos usar correctamente los signos de
puntuación. Será bueno repasar el escrito a su finalización y no fiarnos de los
correctores automáticos.
2.
En cuanto a la LETRA: no se deben
usar muchos tipos de letras en un mismo escrito, ni tampoco muchos
tamaños. Debe ser un tipo de letra de fácil lectura, los
tipos de letras que más se usan o que se aconseja que se usen son: "Times
New Roman" o "Arial", a un tamaño de 11 ó 12. En cuanto al interlineado dependerá
de la longitud del texto; si es corto es mejor usar un interlineado de 1,5 o
doble, si es muy largo, mejor usar el interlineado simple.
3.
Se evitará el uso de abreviaturas.
5.
No hay que apretar el texto dentro de la
página, para ello podemos dejar un espacio entre un párrafo y otro.
6.
Equilibrio entre los márgenes y el
contenido del escrito.
7.
El texto debe estar centrado y
justificado a ambos lados.
8.
El dorso o parte trasera de la página del escrito debe ir en blanco y si
ocupa más de una página el membrete sólo lo ponemos en la primera.
Otras exigencias básicas de las cartas comerciales.
¿Qué márgenes dejas cuando escribes una carta comercial, dejas los
mismos márgenes en el lado derecho que en el izquierdo?
Además de tener una buena presentación, otras
de las exigencias básicas de las cartas comerciales son las siguientes:
·
Exposición con claridad del mensaje que se
quiere transmitir, siguiendo una correcta estructura (la veremos en el apartado siguiente).
·
Ya vimos en apartados anteriores los márgenes
de los documentos de una forma general. En las cartas comerciales los márgenes que
más se suelen usar son los siguientes:
o
De 3 a 4 centímetros en el margen
izquierdo.
o
De 2 a 3 centímetros en el margen
derecho, superior e inferior.
·
Hay que dar un aspecto positivo a
los escritos, para ello es bueno usar el
presente como tiempo verbal, emplear un tono cordial o la
sutileza para negar o rechazar cosas. No se debe usar en exceso el gerundio.
·
Usar un estilo dinámico y fácil de leer,
sin usar fórmulas muy rebuscadas, ni muchas frases hechas.
·
El FORMATO más comúnmente usado
es el de estilo semibloque. En este formato, al inicio de
cada párrafo hay una sangría de
5 a 10 espacios, excepto en los datos y dirección del destinatario y en
el saludo. La fecha y firma van a la derecha. Este será el
estilo que nosotros usaremos en la elaboración de nuestras cartas comerciales.
·
Si se usa más de una página, éstas
deben ir numeradas en la esquina superior o inferior derecha. Con
el formato: página actual/total de páginas (por ejemplo: 3/4).
·
En cuanto a la forma de
doblarse una carta: se debe hacer en tres partes iguales,
con el texto hacia el interior y la parte del membrete hacia el exterior.
Estructura de la carta comercial.
Supongo que habrás escrito muchas cartas en tu vida, pero, ¿dónde
colocas la fecha? ¿Y la
dirección del destinatario? ¿Cómo comienzas la carta?
? ¿Y la
dirección del destinatario? ¿Cómo comienzas la carta?
La carta comercial se compone de numerosas partes, que normalmente
siguen unas normas ya definidas. Aunque estas normas no son de obligado
cumplimiento, sí que facilitan tanto el redactar como el leer dicho documento.
La ESTRUCTURA de la carta comercial es la
siguiente:
1.
ENCABEZAMIENTO O INICIO.
2.
CONTENIDO.
3.
CIERRE.
A
continuación veremos cada una de estas partes de la carta comercial.
Encabezado o
inicio.
Imagina que recibes una carta. ¿En qué es en
lo primero que te fijas? ¿Si tiene un bonito membrete qué
sensación te causa? ¿Y al revés?
El encabezamiento abarca la parte superior de
la carta. Tiene las siguientes partes:
MEMBRETE: lo
más común es situarlo en la parte superior de la carta (o en el centro o a la
izquierda). Generalmente en él figura el logotipo o imagen identificativa de la
empresa, así como el nombre de la misma, la dirección postal y de correo
electrónico y los números de teléfono y fax.
·
Esta parte de la carta comercial es muy
importante, ya que suele transmitir la imagen de la empresa, por lo tanto, debe
prestarse mucho cuidado a la hora de su elaboración.
·
FECHA: la fecha se coloca en la parte derecha. Se
le suele poner delante el nombre de la localidad, aunque si éste aparece en el
membrete, mejor no repetirlo. Se suele escribir completa y sin abreviar, y el
nombre del mes en minúsculas. Ejemplo: 20 de enero de 2012.
·
DESTINATARIO: se
coloca en la parte izquierda de la hoja, un poco más bajo que la fecha, aunque
si el sobre es de ventanilla, se situará a la derecha para que cuando metamos
la carta en el sobre, el destinatario se pueda ver con facilidad.
·
Lleva todos los datos del destinatario: nombre y
dirección completa, indicando, si es necesario, a la persona a quien va
dirigido el escrito (para ello usamos A/A y el
nombre de la persona a cuya atención se dirige la carta).
·
REFERENCIA: sirve
para identificar la carta o hacer referencia a aquella a la que contestamos. Se
sitúa en la parte izquierda, debajo del destinatario. Podemos encontrar las
siguientes referencias:
·
s/escrito: fecha
del escrito al que nos referimos.
·
n/ref.:
indicación de quién envía la carta.
·
n/escrito: fecha
del último escrito que hemos enviado referente al tema.
·
Normalmente, detrás de esas abreviaturas se
suele poner las iniciales del responsable de la carta en
mayúsculas, una barra, y las iniciales de quien la redactó en
minúsculas.
o
ASUNTO: breve
resumen del motivo de la carta. Se sitúa en el margen izquierdo, sin sangría.
Contenido.
Ya sabes cómo hacer el encabezamiento de una carta comercial. ¿Cómo
sigues a partir de ahora? ¿Cómo
inicias el saludo de la carta?
La siguiente parte dentro de la estructura de una carta comercial es el
contenido de dicha carta. El contenido tiene las siguientes partes:
o
SALUDO: al
igual que saludamos cuando nos encontramos con alguien, también saludamos
cuando escribimos una carta. El saludo es la fórmula de cortesía dirigida al
destinatario y que se emplea inmediatamente antes del texto de la carta. Se
sitúa debajo del asunto, al margen izquierdo, sin ninguna
sangría y seguido de dos puntos. Hay numerosas formas de
realizar el saludo, la mayoría de las veces depende de quién es el emisor y
quién es el receptor y del grado de confianza entre ambos, aunque hay que
evitar frases rimbombantes.
Partiendo
de que las cartas comerciales han reducido el uso de fórmulas muy clásicas como:
"Muy señor /señores mío/s", "Muy señor/señores nuestro/s",
las principales formas de saludo son las siguientes:
§
Señor: dirigido
a una persona.
§
Señores:
dirigido a varias personas o a una organización.
§
Distinguido señor (o Distinguidos
señores): cuando se trata de una persona con categoría social.
§
Distinguido amigo: si a
la persona además la conocemos.
No es conveniente usar Sr.
seguido del primer apellido, pues es muy agresivo.
o
TEXTO O CUERPO: es la parte más importante, ya que en él se
expone lo que se desea comunicar. Hay que poner cada asunto o idea en párrafos
distintos, separados por espacios y usar sangrías de 5 a 10 espacios al
comienzo de cada uno. Dentro del texto o cuerpo se distinguen varias partes:
§
Introducción: tiene
como finalidad captar la atención del destinatario. Consiste en una breve
introducción del tema de la carta. Normalmente se usan frases ya definidas,
según el contexto de la carta. Por ejemplo:
§
En respuesta a su carta del....
§
En relación a su....
§
En referencia a...
§
Es de nuestro agrado comunicarles...
§
Una vez estudiada su petición, le
comunicamos...
§
El motivo de nuestra carta es...
§
Desarrollo: desarrollo
de la idea básica o motivo de la carta. Hay que evitar poner varios asuntos en
una misma carta o, si se hace, que estén relacionados. Hay que evitar párrafos
extensos.
§
Conclusión: breve
párrafo en el que se resume el contenido de la carta. Debe ser recordatorio y
que convenza al destinatario.
Cierre.
Ya sabes casi redactar una carta comercial,
pero, ¿cómo la finalizarías? ¿Cómo te despedirías del destinatario? ¿Lo harías
de igual forma si éste es conocido como si no lo es?
La siguiente parte dentro de la estructura de una
carta comercial, es el cierre o final de dicha carta. El cierre
tiene las siguientes partes:
o
DESPEDIDA:
consiste en una frase breve, que debe coincidir con el tono del saludo y del
resto de la carta. Se sitúa a dos espacios de la última línea del texto y
usando sangría de 5 a 10 espacios. Detrás de la despedida se pone una coma.
En los últimos tiempos se ha eliminado el uso de fórmulas pomposas en las
despedidas y se usan otras más simples, como las siguientes:
§
Atentamente.
§
Reciban un cordial saludo.
§
Sin otro particular, le saluda atentamente.
§
Dándoles las gracias por anticipado, reciban
un cordial saludo.
§
En espera de sus noticias, le saluda
atentamente.
o
ANTEFIRMA: se
sitúa en la parte derecha de la carta comercial, debajo de la despedida. Cuando
una carta se firma en nombre de una empresa, se incluye la
antefirma encima del nombre del firmante. La antefirma se compone del nombre de la sociedad y también se puede añadir el cargo del
firmante. Se puede incluir debajo de la antefirma las
abreviaturas: P.P. (por poder), P.A. (por
autorización) o P.O. (por orden).
o FIRMA: es la rúbrica del responsable del contenido de la carta, aunque no la haya escrito personalmente. Se sitúa debajo de la antefirma y debajo de ella se escribe la abreviatura Fdo.: (firmado) y el nombre
y apellidos del firmante.
o
ANEXOS: se
usan cuando se adjuntan a la carta otros documentos escritos, como por ejemplo:
cheques, letras de cambio o facturas. Se sitúa a la izquierda de la carta,
escribiendo la palabra Anexo, seguida de dos puntos y los documentos que se adjuntan.
Por ejemplo: Anexo: Cheque nº 2145, por 500 euros.
o
POSTDATA: si se
ha omitido algún dato a lo largo de la carta, se puede incluir aquí. Se situará
debajo de los anexos, en la parte izquierda, con la palabra postdata:
o P.D.: No conviene usarla ya que da la sensación de
que somos poco efectivos, ya que olvidamos cosas.
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